Recykling dokumentacji niearchiwalnej musi przebiegać w sposób prawidłowy na podstawie zatwierdzenia dyrektora właściwego miejscowo archiwum

Recykling dokumentacji niearchiwalnej musi przebiegać w sposób prawidłowy na podstawie zatwierdzenia dyrektora właściwego miejscowo archiwum

Dokumentacja niearchiwalna, jest to dokumentacja, która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne i po określonym okresie jej archiwizowania jest niszczona. Tworzy inną kategorię od dokumentacji archiwalnej.

kosz

Autor: Quinn Dombrowski
Źródło: http://www.flickr.com
Ustalony termin przechowywania dokumentacji czasowej jest zróżnicowany na ustalone grupy kwalifikacyjne do ustalonego czasie jej przechowywania i po czasie może nastąpić brakowanie dokumentów z zachowaniem ustalonych poprzez kodeks cywilny lub karny okresów przedawnienia dokumentacji niearchiwalnej. Także ustalone stopnie kwalifikacyjne dzielą papiery terminowe na określone obszary, które wskazują na sposób i czas recyklingu dokumentów określonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” określa kategorie archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do okresu jej przeterminowania.

Więcej na ten temat:

Dokumentydokumenty – więcej na stronie niearchiwalne określone znakiem „B” z końcówką liczby arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to grupa dokumentacji niearchiwalnej o czasowym zastosowaniu faktycznym. Po określonym czasie jej archiwizowania, którą ustala liczba arabska, jest niszczona. Trzeba koniecznie przy tym pamiętać, że czas jej archiwizowania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku następnego do daty jej wydania po koniec czasu jego

znak

Autor: Mark Morgan
Źródło: http://www.flickr.com

praktycznego zastosowana. Dokumentacja niearchiwalna określona oznaczeniem „Bc” ma krótkotrwałe zastosowanie faktyczne i po bezpośrednim upływie jej faktycznej zastosowalności jest przekazywana do brakowania.

Zaś dokumentacja terminowa oznaczona symbolem „BE” z dodaniem cyfry arabskiej, jest to dokumentacja, która po okresie przechowywania, np. BE15 czyli po 15 latach przechowywania jest poddawana ponownemu sprawdzeniu przez uprawnioną komisję wyznaczoną poprzez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów terminowych w państwowych i samorządowych spółkach może dziać się wyłącznie za zgodą dyrektora terytorialnego archiwum (zobacz na tej stronie) państwowego.

Komórki w rękach prywatnych jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą zwracać się do archiwum państwowego o orzeczenie zgody dotyczącej niszczenia dokumentacji. Brakowanie dokumentów musi być czynione regularnie raz w roku, a w przypadku niewielkich archiwów czy składnic w miarę potrzeb – kliknij. Po uzyskaniu decyzji miejscowego archiwum państwowego, dokumenty niearchiwalne musimy przygotować do zniszczenia zablokowując zwłaszcza dostęp osób nieuprawnionych do informacji zamieszczonych w dokumentach. Recykling dokumentów musi byś nadzorowany przez odpowiednią komórkę kontrolującą zniszczenie dokumentów. Dokumenty zawierające dane osobowe, adresowe czy istotne umowy mówiące o instytucji muszą przed wydaniem ich na makulaturę, zostać usunięte (np. niszczarką).