Jak powinno wyglądać fachowe niszczenie dokumentów – jakie firmy robią to profesjonalnie?

Jak powinno wyglądać fachowe niszczenie dokumentów – jakie firmy robią to profesjonalnie?

Na rynku występuje wiele firm zajmujących się niszczeniem dokumentów. Jeżeli twój zakład szuka tego rodzaju usługi, powinieneś wiedzieć, w jaki sposób wygląda fachowe wykonywanie tego procesu, by zdecydować się na firmę, która zrobi to właściwie. Pierwszym ważnym elementem jest samo przyjęcie zamówienia.

niszczarka dokumentów

Autor: Mace Ojala
Źródło: http://www.flickr.com
Spółka, z której propozycji mamy w planie skorzystać, musi ustalić wspólnie z klientem najwłaściwszy dla obu stron termin. Dokumenty mogą odbierać wyłącznie należycie przyszykowane do tego pojazdy. Nie mogą to być zwykłe samochody, lecz transport posiadający właściwe zabezpieczenia. Najlepiej jest, gdy klient nie musi się martwić kosztami transportu, lecz jest to wliczone w należność za całą usługę. Dzięki temu ceny nie wzrosną również wtedy, gdy do klienta należy pojechać trochę dalej, np. za miasto, a firma natomiast zlokalizowana jest w centrum. Następną ważną czynnością jest samo przygotowanie dokumentów. Niektóre firmy domagają się pousuwania spinaczy i koszulek, więc warto jest się dowiedzieć, czy tak jest także w firmie, z którą mamy zamiar współpracować. Lepiej, żeby tak nie było, albowiem wiąże się to z dużym nakładem pracy dla klienta. A tak wystarczy tylko spakować dokumenty do właściwych pojemników lub worków, które po przyjeździe wynajętej firmy są zaplombowane.

Musimy mieć na uwadze protokół odbioru dokumentów, by w razie wypadku czy innej nieprzewidzianej sytuacji wszystko było udokumentowane. Właściwe niszczenie dokumentów musi odbywać się w pomieszczeniu, do jakiego mają wstęp wyłącznie osoby do tego uprawnione. Dzięki temu klienci mają pewność, iż żadne ważne dla nich dane nie wypłyną i np. nowe plany nie zostaną poznane przez konkurencję. Większość firm zapewnia dostarczenie taśm z całego procesu niszczenia dokumentów, co pozwala sprawdzić, iż wszystko było wykonane zgodnie z ustalonymi zasadami i procedurami, które wcześniej zatwierdzili – więcej na temat utylizacji dokumentów. Na koniec klienci dostają również protokół z wykonania usługi, jaki potwierdza jej rzetelność.

Jeżeli zatem potrzebna ci utylizacja dokumentów, teraz już wiesz, w jaki sposób ma wyglądać profesjonalne niszczenie. Wybierz cenioną firmę, a wszystko pójdzie tak jak powinno i będziesz mógł zacząć dłuższą współpracę, która będzie korzystna dla obu stron.