Dlaczego tak ważne jest niszczenie dokumentów w przedsiębiorstwie? Dlaczego koniecznie powinniśmy mieć to na uwadze?

Dlaczego tak ważne jest niszczenie dokumentów w przedsiębiorstwie? Dlaczego koniecznie powinniśmy mieć to na uwadze?

W każdej firmie istnieją dokumenty o pewnym stopniu poufałości znajdujących się w nich informacji. Tak więc mogą tam być dane finansowe czy plany sprzedażowe, a przede wszystkim dane osobowe. Jedne z tego rodzaju dokumentów są bardziej, kolejne mniej istotne, aby jednak niszczyć wszelkie firmowe dokumenty. Jeżeli o tym zapomnimy możemy mieć problemy. Jak jednakowoż stworzyć system, który będzie za to odpowiadał i będzie skuteczny?

przemysłowa niszczarka dokumentów

Autor: Clarence Risher
Źródło: http://www.flickr.com
Niszczenie dokumentów nie jest takie trudne, trzeba po prostu stworzyć odpowiednią strategię. Najlepiej początkowo stworzyć dokument, który będzie zawierał najbardziej istotne wytyczne odnośnie niszczenia danych w firmie, z którym powinien zapoznać się każdy aktualny, a jednocześnie nowo zatrudniony pracownik. Potem powinniśmy przeprowadzić szkolenie, które wyjaśni szczegóły polityki niszczenia danych oraz uświadamiające niebezpieczeństwa biorące się z niewłaściwego zabezpieczania danych i ich nieprawidłowego niszczenia.

Inną ważną kwestią jest decyzja, czy utylizacja dokumentów będzie organizowana w firmie czy poza nią – dowiedz się więcej. Na pewno korzystniej to zrobić w firmie, bo to oferuje stuprocentową pewność, iż zutylizujemy wszelkie dane, więc wyeliminujemy zagrożenie, że coś wydostanie się poza przedsiębiorstwo i wpadnie w nieodpowiednie ręce. Na szczęście na rynku funkcjonuje wiele firm, jakie oferują niszczenie danych i to różnego typu, np. niszczenie dokumentów księgowych lub medycznych. W takiej sytuacji dane zbierane są w firmie w jednym pojemniku, a następnie transportowane do miejsca, w którym są utylizowane. Można oczywiście uczestniczyć w takim procesie, albo później zażądać dowodów, iż dane zostały faktycznie zlikwidowane.

Porównaj: http://www.destroy.pl/ niszczenie – pozostałe informację dostępne będą tu

dokumenty

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
I ciekawa rzecz na koniec. Zanim przystąpimy do utylizacji dokumentów, warto sprawdzić jakiego rodzaju dokumenty są w firmie wytwarzane, co określi ich klasę ochrony. W każdej firmie, w różnorodnych działach bowiem powstają różnorodne dokumenty, zaś stopień ich jawności oraz tajności jest zależny od klasy ochrony. Zależnie od określonej klasy ochrony dokumenty muszą być utylizowane w urządzeniach, które spełniają odpowiedni do klasy ochrony stopień bezpieczeństwa.