Jak się ubrać?

Jak uchronić dokumentację przedsiębiorstwa przed zniszczeniem – archiwum w działaniu

Wiele zakładów pracy, zarówno z sektora państwowego jak i z prywatnego ma dzisiaj trudności z utylizacją, czyli brakowaniem zbędnych papierów. Rozwiązaniem tej uciążliwej sytuacji jest przyjęcie do pracy archiwisty lub firmy zewnętrznej, która jest wyspecjalizowana w pracach archiwizacyjnych, w tym w utylizacji.

Zgodnie z obowiązującym prawem dokumenty w przedsiębiorstwach państwowych mogą być utylizowane tylko po otrzymaniu zgody z archiwum państwowego, jednak aby ją dostać firma musi mieć uporządkowane archiwa, co niestety w wielu przypadkach nie jest standardem. Bardzo często jest to żmudna praca wymagająca dużej ilości cierpliwości i wiedzy na temat dzisiejszej i byłej struktury przedsiębiorstwa. W firmie państwowej musi być instrukcja kancelaryjna, instrukcja archiwalna oraz JRWA (wszystkie te akty zatwierdza archiwum (sprawdź https://www.destroy.pl/przeprowadzki-archiwum/) państwowe), znaczy to, iż całość nieaktualnej dokumentacji (powyżej 2 lat od zakończenia sprawy) powinna znajdować się w archiwum zakładowym albo składnicy akt. Jeśli te warunki są spełnione osoba odpowiedzialna za archiwum może przystąpić do wydzielania dokumentacji, którą należy zutylizować.

dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do przygotowania protokołu brakowania akt. Polega to na odnotowaniu] całej dokumentacji przeznaczonej do wybrakowania oraz otrzymaniu akceptacji dyrektora określonej firmy na zniszczenie tych akt. Taki protokół dostarcza się do odpowiedniego archiwum (zobacz przejdź do strony) państwowego. Po uzyskaniu pozwolenia na wybrakowanie dokumentów jest koniecznym skontaktować się z firmą, w której nastąpi utylizacja dokumentów łódź, Katowice, Warszawa – wielkie miasta – to tam trzeba szukać odpowiednich partnerów – zajrzyj na stronę LRG Łódź . Przeważnie są to firmy całościowo trudniące się archiwizacją, czyli posiadające odpowiednie środki do ewidencjonowania, gromadzenia i brakowania dokumentów. Powierzając swoje zasoby tego rodzaju firmie nieodzownym jest zweryfikowanie czy posiada ona wszelkie potrzebne uprawnienia, zarówno w zakresie takich aspektów jak utylizacja dokumentów łódź, a nawet anegdotyczna Kozia Wólka powinna przedstawić taki certyfikat, jak również w zakresie ochrony danych osobowych.

Koniecznym jest sprawdzenie tych dokumentów przed przekazaniem swojej dokumentacji do zniszczenia. Za brak takich pozwoleń grążą surowe kary. Jeśli chodzi o zakłady prywatne to do brakowania dokumentacji nie potrzebna jest akceptacja archiwum państwowego, jednak warto zachowywać procedury dotyczące tego procesu nawet w małej firmie. Dzięki stosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt można zachować porządek w dokumentacji, a także uniknąć sytuacji, w której będzie zniszczone coś co mogłoby być dla nas użyteczne.

Warto należycie prowadzić biurokrację swojego przedsiębiorstwa, mimo, iż niejednokrotnie wymaga to wielkiej dozy pokory i cierpliwości. Wysiłek poświęcony na uporządkowanie dokumentacji wraca w podwójnie, gdy potrzebujemy szybko odszukać jakieś istotne pismo.